Skjalavistunarkerfi

[rapport]

Er þetta ekki rétti staðurinn til að kanna hvaða kerfi og þjónustuaðilar eru til fyrirmyndar á Íslandi?

Skjalavistun opinberra aðila, lyfjafyrirtækja, lögfræðistofa, fasteignasala o.s.frv. gengur öll á það sama.

Hvaða er að virka vel í þessum geira og er eitthvað sem fólk treystir sér til að mæla með?

Og er eitthvað sem ætti að forðast eins og heitan eldinn?

[Kristján Gerhard]

Við erum með M-files. Mér skilst að það sé ansi yfirgripsmikið og hægt að sníða það til á ýmsan hátt en frá mínum sjónarhóli (notandans) er það hægvirkt og á margan hátt ekki nægilega þjált í notkun.

[kusi]

Ég hef notað OneCRM á tveimur vinnustöðum sem ég hef unnið á. Notaði það fyrst á fyrri vinnustað fyrir um 7 árum síðan, ef ég man rétt, og er að nota þetta einnig núna á núverandi vinnustað. Ég hef því nokkuð langa reynslu af þessu kerfi í tveimur mismunandi stofnunum. Það er óhætt að segja að ég hef sterkar skoðanir á því.

Á pappír lítur þetta kerfi ágætlega út. OneCRM er íslenskt kerfi, þróað af fyrirtæki sem virðist vera stofnað um 2002. Líklega var kerfið forritað um það leyti og það hefur nokkuð marga innlenda viðskiptavini. OneCRM er skjalastjórnunarkerfi og að ég held grunnhluti lausna þeirra en til viðbótar er hægt að fá margar viðbætur sem ég þekki ekki.

Í reynd er staðan sú að kerfið er byggt í einhverju gömlu Microsoft umhverfi sem þýðir að það virkar bara, og já BARA í Internet Explorer. Viðmótið hefur sína kosti en víða má sjá mikil ellimerki. Litlar sem engar endurbætur hafa orðið á kerfinu á þeim 7 árum sem ég hef haft reynslu af því. Tengingar kerfisins við Office hugbúnaðinn byggja ekki á CMIS heldur þarf sérstaka viðbót við Office sem gerir virknina klaufalega auk þess sem það hægir á almennri notkun Office pakkans. Þetta þykir mér benda til þess að kerfið hafi verið búið til fyrir löngu síðan en hafi síðan aldrei verið endurbætt eða þróað áfram eftir því sem tækninni fleytti áfram.

Mín ályktun er sú að þetta kerfi, sem er þróað af litlu íslensku fyrirtæki með eingöngu innlenda viðskiptavini, standist einfaldlega ekki samkeppni við stærri erlend kerfi. Annaðhvort, eða bæði, virðist það vera að fyrirtækið hafi ekki fjármagn eða færni til að standa undir þróun kerfisins.

Á þessum tveimur vinnustöðum þar sem ég hef unnið með kerfið hef ég ekki upplifað það að starfsfólkið sjái hag í því að nýta það. Viðmótið og virkni kerfisins er þannig að það veldur pirringi og fremur þvælist fyrir fólk í daglegri starfsemi heldur en að hjálpa því. Allar flokkanir eru bundnar við fastan fyrirfram skilgreindan málalykil sem er gjarnan ekki lýsandi fyrir starfsemi stofnunarinnar eða ítarorð af lista sem ritstýrt er af skjalastjóra, þ.e. ekki er hægt að nota frjáls "tögg". Þetta er eftir hugmyndafræði skjalastjórnenda og skapar þeim vinnu en er í þversögn við það hvernig fólk er vant að nálgast vinnu sína og heftir vinnu starfsfólks. Þá eru leitir virkilega lélegar, mjög gamaldags (hugsaðu "Viltu leita eftir höfundi eða titli skjals?"), takmarkaðar og ná ekki til innihalds skjala. Þvælt og vont viðmót og léleg samhæfing við önnur kerfi þýðir að gögn eru gjarnan ekki vistuð í kerfið og ítargögn illa skráð. Gagnsemin minnkar síðan eftir því sem innihaldið er minna og niðurstaðan verður sú að enginn sér hag í að nota það.

En eru kostir við OneCRM? Já, það í raun gerir það sem því er ætlað að gera. Þá er mjög skemmtilegt að sjá hvernig hægt er að tengja skjöl og mál saman við önnur mál, fyrirtæki og einstaklinga.

Myndi ég mæla með þessu kerfi? Nei.
Af hverju er nokkur að nota það? Jú, það er áhugaverð spurning.

Þegar stofnanir innleiða skjalastjórnunarkerfi ráða þær til sín sérfræðinga í skjalastjórnun til að veita ráðgjöf, þjálfa starfsfólk, smíða málalykla - og leggja til hvaða kerfi skuli kaupa. Þessir sérfræðingar virðast mæla fremur með ákveðnum kerfum en öðrum. Ástæðurnar get ég ekki fullyrt um en að mér læðist grunur um að, þó þeir séu "sjálfstæðir", þá starfi þeir í umboði tiltekinna fyrirtækja og mæli með þeirra kerfum gegn þóknun. Stjórnendur stofnana, sem ekki eru sérfróðir til að taka þessar ákvarðanir, fylgja svo ráðgjöf skjalastjórnunar ráðgjafanna. Annað sem reyndar þvælist fyrir er að margar stofnanir þurfa að standa skil á gögnum til Þjóðskjalasafns. Þjóðskjalasafn gerir kröfu um að skjalastjórnunarkerfin skili gögnum þangað á tilteknu sniði. Eingöngu kerfi sem geta það koma til greina en við það útilokast líklega mörg erlend kerfi.

Eftir að innleiðingu er lokið skapast svo annað vandamál - "vendor lock in". Þú getur ekki flutt gögnin út úr þessum kerfum og yfir í önnur, nema handvirkt sem er óvinnandi vegur. Þó þú næðir gögnunum út þá er gagnastrúktúr þeirra ekki staðlaður svo þú gætir ekki flutt gögnin yfir í nýtt kerfi. Stofnanir hafa því í reynd ekki möguleika á losna úr þessum kerfum þó að reynslan sýni að þau séu ekki að virka.


TLDR: OneCRM er ekki gott kerfi. Stofnanir taka upp OneCRM líklega út af slæmri ráðgjöf og festast þar inni.

[Hjaltiatla]

Ef kerfi eru hönnuð í dag þá að sjálfsögðu er microservice architecture málið og að kerfi bjóði uppá API tengimöguleika við önnur kerfi (held að hið opinbera kalli það Strauminn/X-Road fyrir sín kerfi, það er allavegana takmarkið skv Bjarna Ben). Held það sé enginn spenntur fyrir því að breyta gamaldags kerfi eins og OneCRM (eða í rauninni hvaða .net kerfi sem er) í að geta keyrt í microservice architecture á Windows containerum. Held að það þurfi einfaldlega að færa kerfið yfir í .net core (eða annan stack sem getur keyrt á linux containerum). En raunveruleikinn er sá að vinsæl erlend kerfi bjóða ekki alltaf uppá góða tengimöguleika við kerfi sem notuð eru hérlendis (vonandi breytist það með þessum Straum hjá hinu opinbera).

Edit: Að sjálfsögðu þarf hið opinbera að horfa á þetta þegar kerfi eru valin (í microservice architecture er gert ráð fyrir því að kerfi eru uppfærð reglulega og hönnuð til að lágmarka niðritíma og að forritarar þurfa ekki t.d að villugreina eina stóra uppfærslu og enginn veit hvar vandinn er heldur er verið að uppfæra kerfið það reglulega og vel haldið utan um breytingar sem gerðar eru í kóðanum og auðvelt að bakka til baka ef breyting hefur áhrif á virkni í kerfinu).